Las formas de ser de tu equipo y el manejo del tiempo

Una de las mayores discrepancias en un trabajo en equipo es el manejo del tiempo. Personas diferentes, enfocan el tiempo de manera diferente. No hay dos iguales: cada una ve, piensa, actúa y reacciona de modo distinto... y esta "forma de ser", a menudo nos trae problemas.

Analizando las diferentes "formas de ser" podemos comprender nuestra relación con el tiempo y la de los demás. Cuatro perfiles de personalidad nos ayudarán a entender y mejorar el manejo del tiempo; el nuestro y el de los demás...

Controlador: adora ser líder y posee la capacidad de ceñirse a las metas prefijadas. Es idóneo para conducir a un equipo a sus objetivos sin andar con rodeos. Su poder de concentración evita que se interpongan obstáculos en su camino. Encuentra apasionante mover muchas piezas a la vez. Su meta es conseguir que las cosas se hagan.

Comunicativo: es persuasivo, entusiasta y sociable. Es idóneo para crear un clima fértil en el grupo, que permita el desarrollo de otras actividades y la diversión. Su franqueza ayuda a que todos se sientan cómodos a su alrededor. Simpatiza con sus colegas y le gusta ayudarlos. Es un buen conversador. Su meta es disfrutar del trabajo.

Complaciente: es quien brinda apoyo al equipo, despierta confianza y es leal. Proporciona el cimiento estable que aglutina a todos los demás miembros. Es muy equilibrado y raramente las cosas "se le van de las manos". Suele ser una persona muy práctica. Su meta es tomarse las cosas con calma.

Metódico: es el detallista. Es quien formula las preguntas clave que impiden cometer errores. Tiene un modo de pensar muy ordenado, lógico y avanza paso a paso hacia la meta. Pone orden en el equipo. Sabe siempre hacia dónde se encamina el grupo, cómo progresa y el grado de éxito que obtiene. Su meta es hacer las cosas bien.

Cada una de estas personalidades contribuye a determinar la actitud que adoptamos respecto al tiempo y nuestra forma de reaccionar frente a las limitaciones que éste nos impone. Para algunos, el tiempo es un aliado; para otros, un enemigo. Para ciertos tipos de personalidad, el tiempo poco importa.Para otros, importa demasiado.

A continuación, analizaremos cómo enfoca cada personalidad las seis variables más relevantes (relacionadas a la administración del tiempo) para el trabajo en equipo:

1) Prioridades

- Controlador: Rechaza las sugerencias que no concuerdan con los objetivos. Se atiene a los objetivos, aunque no sean realistas. Tiende a ocuparse de demasiadas cosas a la vez y a subestimar la duración real de las tareas. Normalmente se compromete demasiado.

- Comunicativo: Prefiere un menor grado de estructura y una mayor espontaneidad. Fija los objetivos de modo impulsivo, sin ponerlos por escrito y suele cambiarlos con frecuencia. Suele comprometerse demasiado pero no vigila los plazos. Difícilmente rechaza una tarea, para no poner en riesgo la relación.

- Complaciente: Necesita tiempo para considerar las prioridades. Fija pocos objetivos, en general por temor a las críticas y permite que los objetivos no cumplidos vayan creando presiones. Trabaja con lentitud pero con constancia.

- Metódico: Sus prioridades tienden a ser muy detalladas y elaboradas, probablemente excesivas. Fija objetivos para todo y los enuncia por escrito. Necesita pruebas de que la tarea obtendrá un buen resultado. Se centra en los procedimientos y se preocupa si los objetivos no se alcanzan. Tiende a atascarse en los detalles y con frecuencia no cumple los plazos.

2) Planes

- Controlador: Suele actuar antes de planificar. Tiende a ser algo desordenado, pero puede mejorar para contribuir a alcanzar más rápidamente el objetivo. Considera una pérdida de tiempo poner los planes por escrito.

- Comunicativo: Hace planes muy optimistas y suele actuar impulsivamente. Aunque parece desordenado, es capaz de trabajar en varias cosas a la vez. Considera que poner los planes por escrito inhibe la creatividad y son aburridos. Evita la estructura que exige la planificación.

- Complaciente: Planifica lenta y metódicamente. Necesita tiempo para pensar las cosas, de lo contrario se confunde. Puede organizarse mejor si se le apoya y estimula.

- Metódico: Hace planes detallados y elaborados para todo. Suele organizarse en exceso, más aún si la tarea lo exige. Tiende a destinar demasiado tiempo a la planificación y poco a la acción.

3) Interrupciones

- Controlador: Por hacer varias cosas a la vez interrumpe con frecuencia a los demás, aunque no quiere ser interrumpido en sus tareas.

- Comunicativo: Interrumpe a menudo a los demás y no le molesta que le interrumpan. No le importa tener tiempo libre. El diálogo le ayuda a encontrar soluciones. Habla y piensa al mismo tiempo.

- Complaciente: Le molestan las interrupciones porque crean presiones y rompen la armonía. Tiene dificultades para conseguir tiempo libre. Se abruma si tiene que resolver varias cosas a la vez.

- Metódico: Interrumpe a los demás formulando infinidad de preguntas sobre los detalles. Le lleva muchísimo tiempo llegar a concretar cosas. Prefiere trabajar solo.

4) Postergaciones

- Controlador: Posterga los trabajos tediosos o que implican poco movimiento. Dejará algo que considera aburrido si surge otra cosa más interesante.

- Comunicativo: Postergará su trabajo para atender una llamada telefónica y lo justificará diciendo que es importante mantener las relaciones.

- Complaciente: Postergará las tareas que lo sometan a presión en favor de otras que no lo hagan, aunque tengan menor importancia.

- Metódico: Posterga las decisiones. Tiende a analizar todos los aspectos de una situación, perdiendo oportunidades a raíz de la demora.

5) Puntualidad

- Controlador: Suele ser puntual, pero se reserva el derecho de llegar tarde. Es tolerante con sí mismo pero riguroso con los demás.

- Comunicativo: Suele llegar tarde y perdona fácilmente a quienes se retrasan. Es laxo con sí mismo y con los demás.

- Complaciente: Puede ser puntal o no. Es exigente con sí mismo y complaciente con los demás.

- Metódico: Casi siempre es muy puntual. Espera que los demás sean puntuales y no tolera sus retrasos. Es riguroso con sí mismo y con los demás.

6) Delegación

- Controlador: Delega poca autoridad. Tiende a supervisar muy de cerca a los demás y a intervenir en la solución de los problemas. Usurpa, sin quererlo, la autoridad ajena.

- Comunicativo: Es más democrático y comparte la autoridad. Confía en los demás y no controla. Acepta que deleguen tareas en él, aunque le sea difícil cumplirlas.

- Complaciente: Comparte gustoso la autoridad si prevalece la confianza mutua y el riesgo es bajo. Busca la aprobación ajena.

- Metódico: Explica con lujo de detalles cómo deben hacerse las cosas. Exige informes minuciosos y a menudo se extralimita en su verificación.

Si su equipo tiene problemas con la administración del tiempo, piense primero en las diferentes personalidades de sus miembros y contemple estas diferencias a la hora de implementar soluciones.